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2010年10月 7日 (木)

覚えておくと便利なツンデレWord 2007(以降?)の機能

 同人誌の原稿を書く時、私は

テキストで執筆(脚本形式)→脚本形式を小説形式に書きなおし→WORDに流し込んで成型→PDFに出力→印刷所に納品

という手順を経てやっています。

 職場にいた頃は、インストールされていても死んでも開かなかったWORDですが、本を作るとなるとやはりそれなりに便利な機能はついてきます。横書きならばともかく、縦書きだとExcelを使うよりはやっぱりWORDが便利だと思います。

 あんなのが~? と思う人いらっしゃると思います、事実私もそう思ってましたから。
 ですが、使っていくうちになるほどね、と思ったことが結構あったので、今回はそれをメモ代わりに書いて行こうと思います。

1.オススメというか、これだけは押さえたい「セクション」という概念

 これはExcelには存在しない機能ですが、これを用いると以下のようなことができます。

  • 特定のページ、もしくは場所だけ書式を変えられる(二段組みを一段組みにするとか)
  • 特定のページだけ紙の方向を変えることも可
  • ページ数を飛ばすことができる
  • 途中からページ数を1からリセットして始めることができる

 では具体的にセクションを作りたい時はどうすればいいのかというと、「次のセクションを作りたい」と思った場所で「ページレイアウト」タブから「区切り」ボタンを押下、出てきたプルダウンで使いたいセクション区切りを選びます。(画像はクリックで大きくなります)

1

 

そう、WORDってメニューじゃなくて今はもうタブなんですよ。だから欲しい機能がどこに入っているのかは一から覚え直しですよ。これはExcel2007にもいえることで、最初物凄く戸惑いました。書類を閉じるにはどうしたらいいか迷ったくらいですからね。
 次のページから普通に新しいセクションを始めるには「次のページから開始(N)」を選べばOK。文章の途中から変えたいとか、ページ数を飛ばしたい(例えば挿絵ページを作るけど、挿絵自体は別ファイルにしている場合など)は適宜「次の奇数ページから~」や「次の偶数ページから~」を選びます。

 では今現在編集しているページが何セクション目にあたるのかという話ですが、これは通常の編集画面では見られないです。

方法1:下書きページから見る
 「表示」タブの一番左、「文章の表示」から「下書き」ボタンを押下、するとテキストエディタライクなモードに変わります。そこで改ページなども線で表示されるのですが、そこでセクション区切りが入っている場所が表示されます。(画像はクリックで大きくなります)

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 ただ、これだと「何セクション目か」は分かりません。ですがこの機能はセクションを消したい時には必要なので覚えておいてください。普通の印刷レイアウトなどではセクションを消したりすることはできません。

方法2:ヘッダー・フッター編集画面から見る
 「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」からヘッダー/フッターボタンどちらでもよいので「ヘッダー(フッター)の編集」を選びます。するとヘッダーとフッターのみを編集することができる画面に変わります。
 そうすると、本文が灰色に変わって編集不能になり、また新たに「ヘッダー/フッター デザイン」タブが追加になります。この辺も非常に分かりにくいですが、慣れるしかないです。

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 このモードにやるとやっと「セクション×」のように出てきます。このモードでは当然ですが、ヘッダー、フッター関係しかいじれません。「ヘッダー/フッター デザイン」タブの一番右側、「ヘッダーとフッターを閉じる」ボタンを押下すれば元の編集画面に戻ります。

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 ここでさらに覚えておきたいのが、

  • 「ヘッダー/フッター デザイン」タブの「ナビゲーション」内、「前と同じヘッダー/フッター」ボタン
  • 「ヘッダー/フッター デザイン」タブの「オプション」内、「先頭ページのみ別指定」「奇数/偶数ページ別指定」

です。
 「前と同じヘッダー/フッター」ボタンは、前のセクションのヘッダーとフッターを継承します。セクション5から使われていることに注目してください。(右側に「前と同じ」と出てますね)ヘッダーの奇数・偶数ページ振り分けがセクション4から初めて指定されているからです。

 「先頭ページのみ別指定」は、例えば1ページ目(表紙を除くと普通の文庫本ではタイトルと作者名が入っている)だけにはページ数を表示しない、といったことが可能になります。

 「奇数/偶数ページ別指定」はその名の通り、奇数ページと偶数ページでヘッダーやフッターのデザインを変更します。
 上の図をよく見ると、フッターはともかく、ヘッダーは奇数・偶数ページによって表示される位置が(左右に)変わっているのが分かるかと思います。
 また途中でセクションが4から5に変わっていますが、これこそがページ数をすっとばすためにやっていることです。見づらいですが、実際のページが8の次が10になっています。
 「偶数ページのヘッダー -セクション4-」「偶数ページのヘッダー -セクション5-」と表示されていることに注目してください。

2.そもそも書式設定はどこでやるのか?

 これは相当迷いました。ココです。

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「ページレイアウト」タブの、ページ設定の右下の小さいボタンです。分かるか! こんなん!
 いやもう本当に人に優しくないというかむしろ嫌がらせをしたいソフトなんじゃないかと思えてきます、ここまで来ると…。

 あと他のタブの四角の右下にも似たようなトラップが仕掛けてあるので注意してください。だいたいが、四角よりも詳細に設定ができる画面が出てくるものと思っていればまああながち間違いじゃない的な感じです。

3.その他の話

 例えば

  • 印刷どこからやるんじゃ!
  • どうやって書類閉じるんじゃ!
  • 別名で保存ってどこでやるんじゃ!(「保存」だけなら左上に出てるフロッピーのマークで済みますが)

辺りですかね。ここです。

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終了関係やオプションもここにあります。本当にワザと嫌がらせしてるのか? としか思えませんでしたよ最初は…。
 ちなみに、左上のフロッピーのマークの隣のカーブした矢印は「Undo(元に戻す)」なので覚えておくと便利です。(ショートカットを手で覚えている人は別ですが)

 …てな具合ですよ。分かりにくくはあるんですが、本を作るにあたっては便利な機能が満載です。さすがにExcelでは無理だなあと思う機能が沢山ありますし、例えばページ数の表示の仕方もテンプレートが用意されていて色々選べます。(私はその中からまんま使ってますw) テンプレも自作している人とかいると思うので、そういうのを拾えば選択肢は無限大ですしね。

 あと、ひとつだけ注意して欲しいのがPDF書類に書き出すプラグインは標準装備ではありません。マイクロソフト行って落としてきてください。
 昨日いろいろとWebをあさっていたら、無料でWord書類をPDF書類に書き出すサービスとかあったのですが、何だかんだいってWordの機能の方が精度高いです。なのでプラグイン落とす方が楽かと。

 あとこの文章を読んだことにより生じた新たな疑問に関してはお答えしかねます。私は専門学校の先生ではありませんので、コメントつけても消しますよ。それくらいはggtks。

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